Tietosuojailmoitus – henkilöstö- ja työnhakijarekisteri

Rekisterinpitäjä

Nano Finland Oy (Y-tunnus 2673070-6)

Kivikonlaita 35, 00940 Helsinki

Tietosuoja-asioiden yhteyshenkilö: Minna Fagerlund

Yhteydenotot: minna@nanofinland.fi

Miksi käsittelemme henkilötietoja?

Käsittelemme henkilötietoja, jotta voimme hoitaa työnantajavelvoitteemme ja toteuttaa rekrytointia.

Rekisteriä käytetään:

• työsuhteen hoitamiseen (esim. palkanmaksu ja työsuhdeasiat)

• sisäiseen viestintään ja henkilöstöhallinnon arkeen

• rekrytointiin (hakemusten käsittely ja yhteydenpito)

Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme vain työ- ja rekrytointiasioiden kannalta tarpeellisia tietoja.

Henkilöstöstä voidaan käsitellä esimerkiksi:
nimi ja yhteystiedot, osoite, henkilötunnus, veronumero, palkka- ja muut työsuhdetiedot sekä koulutus/osaaminen.

Työnhakijoista voidaan käsitellä esimerkiksi:
nimi ja yhteystiedot, hakemus ja CV sekä muut rekrytointiin liittyvät tiedot (koulutus, osaaminen, työhistoria ja rekrytointiprosessin etenemiseen liittyvät kirjaukset).

Mistä tiedot saadaan?

Tiedot saadaan pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään (työntekijältä tai työnhakijalta). Joissain tilanteissa tietoja voidaan saada myös viranomaisilta tai muista lähteistä silloin, kun laki sen mahdollistaa.

Mihin käsittely perustuu?

Henkilötietojen käsittely perustuu:

• lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen (esim. työnantaja-, vero- ja kirjanpitovelvoitteet)

• työsopimuksen täytäntöönpanoon (työsuhteen hoitaminen)

• oikeutettuun etuun, kuten rekrytoinnin toteuttamiseen ja toiminnan kehittämiseen

Kenelle tietoja luovutetaan tai kuka niitä käsittelee?

Tietoja käsitellään Nano Finland Oy:ssä vain niissä rooleissa, joissa se on työtehtävien hoitamiseksi tarpeen.

Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa tai niitä voi käsitellä Nano Finland Oy:n lukuun:

• Aallon tilitoimisto (palkanmaksu)

• järjestelmätoimittajat henkilötietojen käsittelijöinä:

  • Movenium

  • Firasor

  • Fennoa

Käyttöoikeudet määräytyvät roolien ja tehtävien perusteella. Näin varmistamme, että käyttäjillä on pääsy vain niihin tietoihin, joita he tarvitsevat työtehtäviensä hoitamiseen.

Siirretäänkö tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Tietoja voidaan siirtää EU/ETA-alueen ulkopuolelle esimerkiksi järjestelmätoimittajien palveluiden vuoksi. Tällöin huolehdimme lain edellyttämistä suojatoimista (esim. EU:n mallisopimuslausekkeet tai muu hyväksytty siirtoperuste).

Kuinka kauan tietoja säilytetään?

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeellista käyttötarkoituksen toteuttamiseksi ja niin kauan kuin laki edellyttää (esim. kirjanpitoaineiston säilytysvelvollisuus). Säilytysajat vaihtelevat tietoryhmittäin ja käyttötarkoituksen mukaan.

Rekisteröidyn oikeudet

Sinulla on oikeus:

• saada tieto siitä, mitä henkilötietoja käsittelemme ja tarkastaa tietosi

• pyytää oikaisua, jos tiedoissa on virheitä

• pyytää tietojen poistamista tai käsittelyn rajoittamista tilanteissa, joissa laki sen mahdollistaa

• vastustaa käsittelyä, kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun

• tehdä valitus valvontaviranomaiselle (Tietosuojavaltuutetun toimisto)

Voit esittää oikeuksia koskevat pyynnöt tämän sivun alussa mainitulle yhteyshenkilölle.

Miten suojaamme tietoja?

Suojaamme henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein. Pääsy tietoihin on rajattu ja käyttöoikeudet perustuvat työtehtäviin.